Кто и как сокращает расходы на персонал

Источник: Рамблер.Финансы

В кризис перед многими компаниями встают два ключевых вопроса, которые необходимо решить – как минимизировать большую часть расходов на персонал и как сохранить большую часть нужных людей. Как российские предприятия делают это, не сокращая персонал либо большую его часть, поговорим в материале ниже.

Сопутствующие расходы на персонал

По сложившейся бизнес-практике, если стоит задача сократить издержки на персонал, сначала в ход «под нож» идут разного рода сопутствующие расходы на сотрудников.

По словам Светланы Фоминой, директора департамента управления персоналом МК «ЮНИКС», у HR-директора есть несколько инструментов. Первый – это уменьшение стоимости рабочего места. Можно договориться с арендодателем о снижении арендной платы - как правило, в условиях экономического спада, спрос на аренду рабочих помещений значительно падает, и арендодатели идут на значительные ценовые уступки, а также сократить арендуемые площади. Можно, пересмотреть расходы на сотовую связь и командировочные в сторону уменьшения. Второй инструмент – это оптимизация прочих расходов на персонал, к заработной плате не относящихся, например, обучение, корпоративные мероприятия, ДМС, компенсация аренды квартир, ГСМ, оплата спортивных залов и проч. И уже после всего этого происходит сокращение фонда оплаты труда (ФОТ). «В текущей экономической ситуации мы достаточно серьезно подошли к вопросу оптимизации затрат, - рассказывает эксперт о примере своей компании. - По направлению АХД затраты сократили на 35%, в первую очередь, за счет аренды офисов. Во всех филиалах этот процесс прошел по-разному: где-то отказались от части площадей и «уплотнились», где-то удалось договориться с арендодателем о снижении стоимости за квадратный метр, где-то сменили офис на более дешевый». По ее словам, больше всего в процентном соотношении сократили затраты на корпоративные мероприятия и внешнее обучение – 80%.

У ритейлера «Связного» похожий пример. По словам Артема Назарова, директора корпоративного университета «Связного», в компании совершенствовали систему дистанционного обучения и роста количества тренингов, проводимых удаленно. «Как результат – количество командировок сократилось, а у сотрудников за счет увеличения количества дистанционных тренингов высвободилось больше времени, которое они используют для обучения, - комментирует эксперт. - Общий бюджет на обучение в абсолютном выражении немного снизился – в пределах 7-8% к прошлому году, прежде всего, за счет снижения командировочных расходов. Однако, при этом число тренингов на каждого сотрудника мы увеличили почти на 30%».                «В последнее время в компаниях распространено сокращение различных составляющих компенсационного пакета (спорт, питание, страховка, авто и т.д.), - рассказывает Ксения Волкова, директор отдела персонала CBRE. – Некоторые замораживают программы обучения и развития персонала». «Если говорить о персонале, то мы, в частности, считаем целесообразным сократить количество тренингов и образовательных семинаров для продавцов для продающих подразделений нашего страхового общества - агентов, брокеров, продавцов страховых продуктов, тем более если речь идет о привлечении внешних тренеров», - соглашается Александр Локтаев, гендиректор страхового общества «Помощь». «Единственная мера, которую мы приняли в рамках оптимизации – это сокращение расходов на подбор персонала, - делится, в свою очередь, Анна Муромцева, talent-менеджер Amway. - Мы стараемся все задачи решать своими силами и все новые вакансии закрывать за счет собственного кадрового резерва, а также предоставлять возможности для стажеров, которые с радостью остаются работать в компании уже в роли специалистов».

Выбирают лучших

Руководство компании совместно с HR департаментом должны четко понимать и транслировать на уровень менеджмента среднего звена, какие задачи стоят перед бизнесом в долгосрочной и краткосрочной перспективе. Понимая приоритеты, руководители подразделений могут правильно планировать задачи и время каждого сотрудника. Достаточно распространенная ситуация – дублирование полномочий сотрудников, либо их недозагруженность по задачам. Часто персонала больше, чем реальных задач в бухгалтерии, административном персонале, HR-департаменте.По словам Ирины Клиницкой, директора по персоналу международного центра интернет-торговли Allbiz, Выявить, все ли сотрудники нужны и полноценно заняты, поможет фотография рабочего дня. «Сотрудник письменно фиксирует, чем он занимался в течении рабочего дня – какие задачи делал, как расставлял приоритеты их выполнения и сколько времени потратил на каждую задачу, - поясняет эксперт. – Конечно, есть специальности, в которых достаточно сложно проследить эффективность работы в течении дня – программисты, к примеру.

 Но тут поможет руководитель, который может оценить, сколько времени потратится на каждую задачу в зависимости от ее сложности и уровня квалификации специалиста». Четко понимая задачи каждого сотрудника и время на их выполнение, можно правильно спланировать трудовые ресурсы и избежать дублирования функций. Также эта система поможет понять, какого уровня специалисты нужны под каждую задачу.

Есть достаточно много задач низшего уровня, для выполнения которых не нужно нанимать высококлассных специалистов, - уверяет Ирина Клиницкая.

В Allbiz, например, есть чеклист, который ежедневно заполняют сотрудники. В конце недели производится анализ каждой задачи и потраченные на нее ресурсы - трудовые и временные. Это помогает лучше управлять командой, а людям дает дополнительное понимание задач. Кроме того, такая система дает возможность взаимозаменять сотрудников, подключая существующих специалистов на срочные кратковременные задачи, а не набирать новых людей в штат.

 Вывод за штат и на удаленку

«Самая распространенная схема из законных схем оптимизации расхода на персонал называется аутстаффинг, - рассказывает Артем Денисов, управляющий партнер юридической компании «Генезис». - Это способ восполнения кадрового дефицита, посредством предоставления в распоряжение заказчика необходимого количества работников, не вступающих с ним в трудовые отношения напрямую, но оказывающих от имени исполнителя определенные услуги (работы) по месту нахождения заказчика». «Довольно распространённым вариантом сокращения затрат является перевод сотрудников на неполную рабочую неделю при недостаточной загрузке, этот вариант чаще используется в производственных подразделениях», - соглашается Андрей Коптелов, партнер школы бизнеса «Синергия». По словам экспертов, данный способ помогает решать сразу же несколько проблем. Во-первых, компания сокращает затраты на социальные выплаты. Во-вторых, у ряда фирм появляется возможность применять льготные системы налогообложения такие как УСН и ЕНВД, где ограничивается наличие сотрудников. «Однако налоговые органы относятся к этой схеме с подозрением, и ее использованием может стать поводом для претензий со стороны налоговиков», - подчеркивает Артем Денисов.

«Часть сотрудников вполне может работать удаленно – без потери в качестве работы», - продолжает Ирина Клиницкая. По ее словам, преимущества на содержании рабочего места, аренде офиса и коммунальных услуг очевидны. «Мы в своей практике достигали таким образом экономии от 15% до 40%, - делится опытом Ирина Клиницкая. - Удаленно могут работать бухгалтеры, системные администраторы, программисты, менеджеры по продажам. К примеру, мы на системных администраторах экономим до 25% заработной платы. Также удаленно могут работать те сотрудники у кого неполная рабочая загрузка – персонал работает только под конкретно появившиеся задачи».

Универсальные «солдаты»

Сегодня в моду вновь вошли универсальные сотрудники, которые способны объединить в свое функционале сразу несколько вакансий. По словам Андрея Прохоренко, эксперта по систематизации бизнеса, сегодня все компании стараются упростить процессы и делают из специалистов «универсалов» и «вездеходов». «Мы перевели позиции сисадмина и PR-менеджера на частичную занятость, а курьера обучили отвечать и переводить звонки, встречать гостей и регистрировать документы, - подтверждает эти слова Анна Александровская, руководитель компании Total View. - Когда мало заказов, он помогает на ресепшн. Так мы сократили ставку секретаря, а зарплату курьеру подняли на 10%».

Или другой пример. В декабре 2014 года холдинг «Пронто Медиа» запустил процесс оптимизации, в частности, была изменена оргструктура компании. В холдинге два флагманских проекта – «Из рук в руки»/IRR.ru и Job.ru. «Исторически сложилось так, что данные проекты функционировали независимо друг от друга, - рассказывает Николас Дадиани, генеральный директор "Пронто Медиа Холдинга". - По факту получалась, что многие подразделения одного холдинга дублировали друг друга: отделы документооборота, маркетинга, продаж и т.д. Проанализировав работу, мы сделали вывод, что при выстраивании стратегии управления необходимо отталкиваться от функционала каждой должности, а не от проекта, в котором она задействована. Таким образом, мы выстроили новую структуру не от бренда, а от функции». Появились единые отделы продаж, маркетинга, занимающиеся сразу двумя двумя проектами: IRR.ru и Job.ru. Структура стала проще и понятнее, очевидным плюсом объединения стал обмен опытом: например, у специалистов «Из рук в руки» было больше опыта в оффлайн-пространстве, а Job.ru был силен в онлайн-продвижении. По оценкам компании, подобное улучшение производственных процессов внутри холдинга не потребовало каких-либо вложений, при этом затраты удалось сократить, а эффективность бизнеса повысить на 30%. Кроме того, это решение помогло пережить кризисную ситуацию и избежать волны сокращений начала 2015 года, так как необходимая реструктуризация уже была проведена.

Есть интересные замечания по поводу сокращения расходов на персонал.

Даже если бизнес-процессы в компании построены правильно, и каждый сотрудник занимается исключительно своими задачами, по статистике офисный сотрудник тратит до 20 процентов рабочего времени на поиск документов и внутренней информации компании, - рассказывает Нана Смирнова, представитель компании «ОСГ Рекордз Менеджмент».

Так, неправильная организация управления и хранения документов ведёт как к потере рабочего времени специалиста, так и дорого офисного пространства. Часто потеря одного документа отнимает у компании 2-5 специалистов на поиск и/или восстановление документа. По словам эксперта, профессиональное хранение документов и управление данными позволяет компании иметь доступ к информации быстро, легко, из любого места, а также с любого устройства, если речь идёт о электронном документе, что экономит время сотрудников, позволяя выполнять им профильные задачи, которые увеличивают доход бизнеса. «Именно профессиональное управление данными позволяет сокращать расходы на персонал и многие другие расходные статьи», - подчеркивает эксперт.

 Результаты исследования «HR-практики 2015» ГК «Институт – Тренинга – АРБ Про» (Исследование стартовало в апреле 2015 г. и будет продолжаться до середины июня. В исследовании приняли участие 105 компаний из Москвы, Санкт-Петербурга, Урала и Сибири).

- Корпоративные мероприятия - 14,14%

- Обучение и развитие персонала - 9,6%

- Подбор и найм персонала -7,47%

- Продвижение и кадровый резерв - 3,53%

- Оценка персонала -2,74 %

- Командировочные -6,63%